Đánh dấu dữ liệu trùng trong Excel

Trong công việc quản lý dữ liệu, việc phát hiện và xử lý dữ liệu trùng lặp là một nhiệm vụ quan trọng để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả. Microsoft Excel, với các công cụ mạnh mẽ, cung cấp cách thức nhanh chóng và hiệu quả để đánh dấu những dữ liệu trùng lặp, giúp người dùng dễ dàng quản lý và xử lý thông tin. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng các tính năng trong Excel để xác định dữ liệu trùng lặp một cách đơn giản và chính xác, từ đó tối ưu hóa công việc của bạn.

1. Dữ liệu trùng trong Excel là gì?

Dữ liệu trùng trong Excel là những giá trị giống hệt nhau xuất hiện tại hai hoặc nhiều ô trong một bảng tính. Các dữ liệu này có thể là văn bản, số, ngày tháng hoặc bất kỳ loại thông tin nào được nhập vào ô. Ví dụ:

  • Trong một danh sách khách hàng, nếu có nhiều dòng ghi lại cùng một tên khách hàng, địa chỉ email hoặc số điện thoại, đó là dữ liệu trùng.
  • Trong một bảng báo cáo bán hàng, nếu cùng một mã sản phẩm xuất hiện nhiều lần mà không có sự khác biệt về giá trị hoặc thuộc tính, thì các dòng này chứa dữ liệu trùng.
Xem thêm:  Cách tắt sửa lỗi chính tả trong outlook?

2. Cách đánh dấu dữ liệu trùng trong Excel?

Cách 1:

Bước 1: Chọn bôi đen tất cả các đoạn chúng ta cần tìm dữ liệu bị trùng.

Bước 2: Nhấp vào tab ‘Home ‘ ở đầu Excel. Sau đó, trong phần ‘Styles’, nhấp vào ‘Conditional Formatting. Chọn ‘Highlight Cells Rules’, sau đó ‘Duplicate Values’.

Bước 3 : Trong hộp thoại, bạn có thể chọn trong danh sách thả xuống:

  • Trùng lặp : Trong Excel, trùng lặp là các mục được tìm thấy nhiều hơn một lần trong một phạm vi đã chọn. Ví dụ, số “123” trong cả “Phân đoạn 1” và “Phân đoạn 2” hoặc nhiều lần trong một cột, là trùng lặp.
  • Unique : Các giá trị duy nhất là các giá trị chỉ xuất hiện một lần trong toàn bộ lựa chọn. Điều này có nghĩa là giá trị không có sự trùng lặp lại ở bất kỳ nơi nào khác trong các cột mà bạn đang so sánh.
Cách 2: Tìm số lần giá trị xuất hiện

Nhập công thức này vào cột mới bên cạnh dữ liệu của bạn:

= COUNTIF($B$4:$B$18, B4)

Ở đây, $B$4:$B$18 là phạm vi mà bạn đang tìm kiếm các bản sao và B4 là ô bạn đang kiểm tra. Điều chỉnh phạm vi theo dữ liệu của bạn.

Cách 3: Sử dụng công thức với Conditional Formatting

Công thức có thể giúp bạn đánh dấu dữ liệu trùng dựa trên điều kiện tùy chỉnh:

  • Chọn vùng dữ liệu bạn muốn kiểm tra.
  • Mở Conditional Formatting > New Rule > Use a formula to determine which cells to format.
  • Nhập công thức:
=COUNTIF($A$1:$A$100, A1) > 1

  • $A$1:$A$100 là vùng dữ liệu cần kiểm tra.
  • A1 là ô đầu tiên trong vùng dữ liệu.
Xem thêm:  Cách bật Antivirus cho email trong Plesk

Chọn định dạng để làm nổi bật dữ liệu trùng và nhấn OK.

3. Cuối cùng:

Trên đây là bài viết của mình về: “Đánh dấu dữ liệu trùng trong Excel” – Chúc các bạn thành công.

0/5 (0 Reviews)