Bạn đang cần một bản sao dưới dạng Word của Google Form mà mình đã tạo? Có thể bạn muốn chỉnh sửa nội dung mà không cần kết nối mạng, in ấn để phân phát, chia sẻ với người không quen thuộc với Google Forms, hoặc đơn giản là lưu trữ dưới dạng tài liệu Word quen thuộc.
Mặc dù Google Forms là công cụ cho mục đích trực tuyến, việc có một bản Word đôi khi là cực kỳ cần thiết. Hướng dẫn này tinhocvanphong.com.vn sẽ chỉ cho bạn từng bước cách để biến ý định đó thành hiện thực.
1. Chuyển Google Form sang Word để làm gì?
– Chỉnh sửa và làm việc ngoại tuyến (Offline): Google Form yêu cầu kết nối internet để truy cập và chỉnh sửa. Việc chuyển sang Word cho phép bạn xem lại, chỉnh sửa câu hỏi, thêm ghi chú hoặc điều chỉnh cấu trúc biểu mẫu ngay cả khi không có mạng.
– In ấn dễ dàng và linh hoạt hơn: Mặc dù Google Form có tùy chọn in, nhưng in từ Word thường cho phép bạn kiểm soát bố cục, lề, phông chữ và cách trình bày tốt hơn, đặc biệt nếu bạn muốn in số lượng lớn hoặc có yêu cầu định dạng in ấn cụ thể.
– Chia sẻ với người không quen dùng Google Form: Định dạng Word là rất phổ biến và dễ dàng mở trên hầu hết các thiết bị mà không yêu cầu tài khoản Google. Điều này tiện lợi khi bạn cần chia sẻ cấu trúc biểu mẫu với đồng nghiệp, khách hàng hoặc bất kỳ ai khác mà họ không quen thuộc hoặc không tiện truy cập Google Forms.
– Sử dụng làm cơ sở cho tài liệu khác: Cấu trúc câu hỏi trong Google Form có thể là nguồn tài nguyên tuyệt vời để tạo ra các tài liệu khác như:
- Phiếu khảo sát giấy truyền thống.
- Checklist (danh sách kiểm tra).
- Dàn ý cho cuộc họp hoặc phỏng vấn.
- Phần nội dung cho báo cáo hoặc tài liệu hướng dẫn.
– Lưu trữ và tài liệu hóa: Chuyển form sang Word giúp tạo một bản lưu trữ dưới dạng tài liệu dễ dàng quản lý và tìm kiếm trên máy tính cá nhân hoặc hệ thống lưu trữ nội bộ. Điều này hữu ích cho mục đích lưu hồ sơ, tuân thủ quy định hoặc chỉ đơn giản là giữ một bản sao cố định của biểu mẫu tại một thời điểm nhất định.
2. Cách chuyển Google Form sang Word?
Cách 1: Sử dụng Script
Bạn có thể sử dụng file Python dưới đây:
from docx import Document
from openpyxl import load_workbook# edit these 3 parameters
xlsx_filename = ‘Google Forms (Responses).xlsx’ # input. export to xlsx from Google Drive.
xlsx_sheet_name = ‘Form Responses 1’ # which tab to extract data from
docx_filename = ‘Google Forms (Responses).docx’ # outputcolumn_indexes = {}
responses = []def read_xlsx():
wb = load_workbook(filename = xlsx_filename, use_iterators = True)
ws = wb.get_sheet_by_name(name = xlsx_sheet_name) # ws is now an IterableWorksheetrow_num = 0
for row in ws.iter_rows(): # it brings a new method: iter_rows()
row_num += 1
cell_index = -1
personal_response = {}
for cell in row:
cell_index += 1
if row_num == 1:
try:
column_indexes[cell_index] = cell[3]
except: pass
else:
personal_response[ cell_index ] = cell[3]
responses.append(personal_response)def write_docx():
document = Document()for response in responses:
for question_num in response:document.add_heading(column_indexes[question_num], level=2)
document.add_paragraph(unicode(response[question_num]))
document.add_page_break()document.save(docx_filename)
if __name__ == ‘__main__’:
read_xlsx()
write_docx()
Chỉ cần dán mã vào Python lưu dưới tên là: http://google_forms_responses_to_docx.py/ và chạy.
Cách 2:
– Mở Google Form của bạn: Truy cập Google Forms và mở biểu mẫu bạn muốn chuyển đổi ở chế độ chỉnh sửa.
– Xem trước biểu mẫu: Ở góc trên bên phải, click vào biểu tượng mắt để Xem trước (Preview). Biểu mẫu sẽ mở ra ở một tab/cửa sổ mới như cách người dùng sẽ thấy.
– Sử dụng chức năng In của trình duyệt:
- Trên cửa sổ/tab xem trước biểu mẫu, nhấn tổ hợp phím
Ctrl + P(trên Windows/Linux) hoặcCmd + P(trên macOS). Thao tác này sẽ mở hộp thoại In của trình duyệt. - Trong phần “Máy in đích” (Destination Printer) hoặc tương tự, chọn “Lưu dưới dạng PDF” (Save as PDF) hoặc “Microsoft Print to PDF”.
- Nhấn “Lưu” (Save). Chọn vị trí lưu và đặt tên cho tệp PDF của bạn.
– Mở tệp PDF bằng Word:
- Mở Microsoft Word.
- Vào menu Tệp (File) > Mở (Open).
- Tìm và chọn tệp PDF bạn vừa lưu.
- Word sẽ hiển thị một thông báo rằng nó sẽ chuyển đổi PDF sang Word. Quá trình này có thể mất một lúc và định dạng có thể không hoàn hảo. Nhấn “OK”.
Chỉnh sửa trong Word: Sau khi chuyển đổi, bạn sẽ có một tài liệu Word chứa nội dung của Form. Bạn có thể chỉnh sửa định dạng, câu hỏi, tùy chọn trả lời tùy ý.
Cách 3: Sao chép và Dán (Thủ công)
Đây là cách đơn giản nhưng tốn thời gian và có thể mất định dạng.
- Mở Google Form của bạn: Truy cập Google Forms và mở biểu mẫu bạn muốn chuyển đổi ở chế độ chỉnh sửa hoặc xem trước.
- Sao chép nội dung: Chọn từng phần của biểu mẫu (tiêu đề, mô tả, từng câu hỏi, các tùy chọn trả lời) và nhấn
Ctrl + C(hoặcCmd + C) để sao chép. - Dán vào Word: Mở một tài liệu Word trống, sau đó nhấn
Ctrl + V(hoặcCmd + V) để dán nội dung đã sao chép. - Định dạng lại: Bạn sẽ cần phải định dạng lại toàn bộ văn bản trong Word để nó trông giống như một biểu mẫu.
Cách 4: Sử dụng Add-ons (Cần cài đặt thêm)
Có một số Add-ons trong Google Workspace Marketplace có thể hỗ trợ việc xuất Form sang các định dạng khác nhau. Tuy nhiên, bạn cần cẩn trọng khi cài đặt Add-ons từ bên thứ ba (kiểm tra đánh giá, quyền truy cập mà Add-on yêu cầu) và chúng có thể yêu cầu trả phí hoặc không hoạt động hiệu quả như mong đợi.
Để tìm Add-ons:
- Mở Form của bạn ở chế độ chỉnh sửa.
- Click vào biểu tượng dấu ba chấm dọc ở góc trên bên phải.
- Chọn Tiện ích bổ sung (Add-ons).
- Tìm kiếm các Add-ons liên quan đến “export form”, “print form”, v.v. và xem mô tả của chúng.